Reguli de bază privitoare la buna funcționare a proiectelor și proceselor din firmă

Ingredientele din care fiecare proiect este constituit

Un proces este o colecție de evenimente, activități și decizii interconectate, care implică un număr limitat de participanți și instrumente de lucru. Toate acestea conduc în final la un rezultat de valoare pentru un anume client.

Așadar, pentru a începe corect un proiect va trebui să avem în vedere cel puțin următoarele:

  • Cine este responsabilul (managerul), cine sunt ceilalți participanți
  • Cine sunt persoanele reprezentând clientul sau participanții ce pot fi considerați clienți interni
  • Care este rezultatul (așteptat) de valoare pentru client pe care-l urmărim, ce alte rezultate pot fi posibile în diferite alte variante de scenarii
  • Care este calendarul etapelor de lucru, evenimentelor, activităților
  • Care sunt regulile, condițiile în care sunt luate deciziile
  • Care sunt instrumentele, mijloacele ce vor fi utilizate în comun în timpul procesului, inclusiv cele de documentare, colaborare și comunicare

Când un proiect sau proces nu este definit corect?

Iată mai jos un checklist util pentru a identifica situațiile în care un proces nu este corect definit sau nu este gata pentru a fi abordat.

  • Vorbim despre  un proiect sau despre un proces? Pentru a fi considerat un proces, trebuie identificată o acțiune ce poate fi aplicată identic, repetitiv, mai multor cazuri, unei categorii.
  • Poate fi ținut sub control? Fără ipoteze clare și fără posibilitatea de a desfășura activități observabile și măsurabile niciun proces nu este posibil.
  • Este proiectul / procesul suficient de important? Clientul va plăti pentru rezultate sau organizația a promis sau a garantat anterior, contractual, că va executa procesul.
  • Scopul nu este prea mare? Activitățile planificate acoperă integral rezultatul ce va fi obținut.

Exemplu de documentare proces

Numele procesului: Livrare piese de schimb
Scopul: Asigurarea întregii game de piese de schimb necesare îndeplinirii contractelor cu clienții, la timp și la nivelul cerut privind calitatea
Responsabil: Managerul de proces desemnat
Clientul: Compania contractantă Așteptările clientului: Livrare la timp, în buget, asigurarea livrării complete
Rezultatul procesului: Livrarea pieselor către compania contractantă (avizare produse)
Declanșarea procesului: Ofertă acceptată de client, Comandă, PO primite de la client
Prima activitate: Validarea comenzii clientului

 

Ultima activitate: Primirea avizului semnat de client, ce confirmă recepția pieselor

Procese interconectate – anterioare: Inspecții tehnice, Revizii planificate, Reparații capitale

 

Procese interconectate – ulterioare: Montajul pieselor de schimb

Resurse necesare:

 

  • umane: ingineri responsabili de lucrări pentru confirmare specificații piese
  • informații, documente: oferte de la furnizori, contracte cu clienții, PO anterioare
  • materiale, infrastructură: acces la sistemele de comenzi ale clienților sau furnizorilor
Kpi măsurare proces:

 

  • încadrarea în timp
  • costuri operaționale
  • rata erorilor

 

Cum măsurăm performanțele proceselor

În general, metricele prin care măsurăm, în termeni de performanță, rezultatul unui proces sunt legate de:

  • Timp
  • Costuri
  • Calitate
  • Flexibilitate

Iată un exemplu de setare de metrice pentru criteriul timp la un proces, în acest caz, procesul de management al tichetelor de service.

Pasul 1. Obiectivele legate de performanță trebuie setate sus, formulate sub forma unor deziderate aproape de ideal (de exemplu, orice tichet de service trebuie să primească un răspuns în cel mult 30 minute în timpul programului de lucru).

Pasul 2. Plecând de la obiectuvul setat mai sus, trebuie setate apoi dimensiunile relevante sau metricele privind performanța (de exemplu, procentul de tichete de service care au primit răspuns în mai puțin de 30 minute, codificat TimpRaspuns30). 

Pasul 3. Stabiliți un criteriu de performanță de atins (de exemplu, TimpRaspuns30>99%).


Vrei să discutăm împreună despre cum putem colabora? Completează și trimite formularul. Te vom contacta în cel mai scurt timp.

Reguli de bază privitoare la buna funcționare a proiectelor și proceselor din firmă

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *